Serwery faksowe w podstawowej i najprostszej implementacji działają jak drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows. Z dowolnej aplikacji wystarczy wybrać polecenie „drukuj”, następnie z listy dostępnych w systemie drukarek: „Fax Server”, a potem już tylko wpisać numer faksu odbiorcy.
Poza wysyłaniem i odbieraniem faksów rozwiązania faksowe Vidicode mają dwie dodatkowe funkcje. Pierwszą można porównać do kompletnego systemu telekomunikacyjnego firmy: Fax Server dba o wewnętrzną dystrybucję odbieranych i wysyłanych faksów. Pozwala to każdemu w firmie na wysyłanie i odbieranie faksów wprost z jego stanowiska pracy, co odbywa się m. in. poprzez integrację z pocztą e – mail. Drugą z dodatkowych funkcji jest archiwizacja dokumentów. Fax Server tworzy bazę wszystkich wysłanych lub odebranych faksów. Daje to możliwość monitorowania ruchu faksowego z jednego miejsca, w bardzo przystępny sposób.
Wysyłanie faksów z programu pocztowego
Z każdym serwerem faksowym firmy Vidicode dostarczane jest oprogramowanie Vidicode FSEmail. Aplikacja zainstalowana na wyznaczonym do tego celu serwerze umożliwia uruchomienie usługi Mail2Fax – czyli wysyłki faksów poprzez dowolny program pocztowy (np. Outlook, Lotus, Opera).
Użytkownik pragnący nadać faks wysyła e-mail wraz z załącznikami na odpowiedni adres e-mail (np. wysylka.faksow@firma.com) wpisując w temacie wiadomości numer lub numery faksowe odbiorców.
Dzięki zastosowaniu aplikacji Vidicode FSEmail istnieje możliwość obsługi załączników w wielu różnych formatach (o ile są one do odczytania na serwerze świadczącym usługę). Użytkownicy wysyłający faksy poprzez e-mail są autoryzowani na podstawie adresu nadawcy.
Dostęp do faksów
Fax Server umożliwia niezawodny i wygodny sposób dostępu do dokumentów faksowych. Istnieje kilka metod dostępu. Wszystkie z nich są w wysoce zautomatyzowane.
Dostęp z sieci wewnętrznej lub Internetu
Pełna baza wysłanych i odebranych faksów przez Fax Server będzie dostępna przez bardzo długi czas, aż do momentu zapełnienia dysku Fax Server (jeżeli w ogóle do tego dojdzie). Dysk twardy Fax Server działa jako archiwum mogące pomieścić nawet 3 miliony stron faksów. Oznacza to, że wszystkie wysłane i odebrane w ciągu ostatnich lat dokumenty będą natychmiastowo dostępne „on-line” poprzez sieć LAN.
Wszystkie serwery faksowe Vidicode dostarczane są wraz z oprogramowaniem umożliwiającym prezentację zawartości bufora przechowywanych dokumentów w postaci bazy danych. Dzięki temu możliwe jest zastosowanie filtrów wyszukiwania, które w kilka sekund wyświetlą tylko pożądane przez nas faksy. Dostęp do Fax Server jest zabezpieczony w taki sposób, że możliwe jest uzyskanie podglądu tylko tych faksów, do których ma się uprawniania. Dostęp sieciowy może być alternatywą (lub uzupełnieniem) dystrybucji faksów poprzez e-mail.
Integracja z pocztą e-mail
Odebrane faksy są automatycznie dystrybuowane poprzez e–mail. Kluczem jest tutaj przypisanie własnego numeru faksu do każdego z pracowników czy też do każdego z działów. Fax Server łączy się z serwerem pocztowym i wysyła faks (jako załączniki) na określone w konfiguracji adresy e–mail. Ograniczenia co do ilości definiowanych numerów faksów i przypisanych do nich adresów e-mail ustawione jest na naprawdę wysokim poziomie: 10 lub 300 użytkowników dla urządzeń jedno-liniowych, oraz 500 lub 3135 dla urządzeń wielo-liniowych.
Wydruk z wszystkich linii faksowych na jednej drukarce
Jeżeli istotna jest klasyczna (papierowa) archiwizacja faksów, Fax Server daje także taką możliwość. Urządzenie jest w stanie automatycznie wysyłać wszystkie odebrane (a także wysyłane) faksy wprost na drukarkę sieciową. W przypadku dużej ilości faksów automatyczne drukowanie na drukarce sieciowej jest najlepszym rozwiązaniem, pozwalającym zachować dobrą jakość drukowanych dokumentów najniższym kosztem. Możliwe jest też selektywne drukowanie, np. faksów przysłanych do działu zaopatrzenia na drukarce sieciowej stojącej w tymże dziale.
Dowód autentyczności odebranych faksów
Nagłówek faksu nie jest dowodem autentyczności dokumentu. Może być zmieniony przez kogokolwiek posiadającego dostęp do urządzenia. Dopiero sprzętowa identyfikacja numeru połączenia przychodzącego, którą realizują serwery faksowe Vidicode, jest uznawanym dowodem autentyczności faksu. Ta funkcja jest dostępna na wszystkich liniach cyfrowych (ISDN), a w przypadku linii analogowych bardzo często musi być aktywowana u operatora. Dla użytkowników Fax Server ma to ogromne znaczenie. Każdy taki numer (jeżeli jest dostępny) jest automatycznie zapisywany do bazy wraz z odebranym faksem.
Optymalna kontrola dystrybucji faksów
Fax Server został zaprojektowany tak, aby zoptymalizować dystrybucję faksów przychodzących. Zarządzanie dystrybucją odbywa się np. na podstawie listy użytkowników zawierającej dodatkowo ich indywidualne numery faksów, a także adresy e-mail, na które faksy mają być przesyłane. Baza danych Fax Server udostępnia informacje o tym, na jaki adres e-mail został przekazany każdy z faksów. Dystrybucja odbywa się co prawda bezobsługowo, ale użytkownik posiadający stosowne uprawnienia może w każdej chwili przejrzeć bazę faksów, sprawdzić kto odebrał konkretne dokumenty. Taki dostęp, mimo pełnej automatyzacji dystrybucji, pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad procesem obiegu dokumentów.
Bezpieczeństwo i zaufanie
Każda osoba, która ma być uprawniona do wysyłania/odbierania faksów ma tworzone indywidualne konto użytkownika na serwerze faksowym. Niezależnie od przyjętej metody wysyłania dokumentów, osoba nieuprawniona nie będzie w stanie wysłać faksu, ani podejrzeć treści odebranego dokumentu. Możliwa jest również autoryzacja nadawców w bazie Active Directory. Odebrane dokumenty są dystrybuowane na podstawie listy użytkowników, która może być automatycznie synchronizowana z katalogiem Active Directory.
Współpraca z siecią LAN i Internetem
Fax Server nie jest komputerem, lecz systemem dedykowanym tylko i wyłącznie do faksowania. W sieci pracuje on jak klasyczny serwer FTP. Komunikacja z serwerem pocztowym odbywa się za pomocą powszechnie wykorzystywanego protokołu SMTP. Dzięki temu nie ma problemów w implementacji tego rozwiązania w istniejącym środowisku sieciowym. Instalacja jest stosunkowo prosta i nie powinna sprawiać problemów.
Automatyczna archiwizacja dokumentów faksowych
Ze względu na strategiczne znaczenie dokumentów faksowych konieczna może się okazać ich archiwizacja. Rozwiązania faksowe Vidicode umożliwiają wdrożenie automatycznej archiwizacji faksów odebranych i wysłanych na zewnętrznych zasobach. Korzystając z dostarczanej z serwerem faksowym aplikacji Fax Server Access System lub dostępnej opcjonalnie aplikacji Vidicode Arana, administrator systemu może w niezwykle prosty sposób uruchomić bezobsługową archiwizację danych na lokalnych lub sieciowych zasobach dyskowych.
Unikatowe cechy Fax Server ISDN: BRI oraz PRI
Główna zaleta to brak złożonej instalacji i konfiguracji systemu telekomunikacyjnego. Nie jest konieczne kupowanie kart rozszerzeń centrali czy też dodatkowych linii telefonicznych. Nie jest wymagane wsparcie wysoce wykwalifikowanego specjalisty. Fax Server jest wpinany pomiędzy zewnętrzną sieć telekomunikacyjną a centralę (zobacz również: „Tryb Pass-Through w urządzeniach Vidicode„). Nie ma to znaczenia dla obecnie wykorzystywanych urządzeń i jest przez nie niezauważalne. W Fax Server można w prosty sposób określić numery DDI, które mają być numerami faksów. Możliwości łącza są wtedy współdzielone pomiędzy Fax Server a centralę klienta.
Zalety takiego rozwiązania są znaczące. Ponieważ Fax Server jest podłączony bezpośrednio do zewnętrznej sieci telekomunikacyjnej, żadne informacje nie są pomijane. Dostępna jest identyfikacja Caller ID, ponadto jakość transmisji na łączach ISDN jest optymalna.
Oczywiście, jeśli specyfika organizacji czy warunki techniczne tego wymagają, Fax Server może być z powodzeniem dołączany do wewnętrznych linii lub traktów centrali PBX Klienta.
Dostępny w dwóch wersjach obudowy
Fax Server w wersjach dla linii ISDN 2B+D dostępny jest w dwóch różnych obudowach. Standardowo dostępna jest obudowa „ABS housing”. Opcjonalnie można zamówić Fax Server w obudowie RACK 19” do instalacji z pozostałą infrastrukturą telekomunikacyjną. Obydwa modele są identyczne funkcjonalnie.
Pozostałe serwery faksowe Vidicode (wieloliniowe urządzenia dla linii analogowych oraz urządzenia dla traktów PRI) oferowane są wyłącznie w obudowach RACK 19” 2U.
Oprogramowanie bez ograniczeń licencyjnych
Każdy Fax Server dostarczany jest wraz z oprogramowaniem bez ograniczeń licencyjnych. Oprogramowanie współpracuje z systemem operacyjnym Microsoft Windows, a pakiet zawiera aplikacje SendFax (sterownik drukarki faksu) współpracującą z książką adresową MS Outlook i zawierającą edytor stron tytułowych. Ponadto dostarczana jest aplikacja Fax Server Access System. Dla Fax Server nie ma znaczenia ilość korzystających z urządzenia użytkowników. W produktach firmy Vidicode licencjonowane są tylko kanały – w tym przypadku ilość jednoczesnych transmisji faksowych, jakie może obsłużyć Fax Server. Dla administratorów systemu dostarczana jest aplikacja Fax Server Setup do konfiguracji użytkowników oraz vcSetup – pozwalająca na zmiany ustawień systemu faksowego. Dodatkowo dostępna jest dokumentacja umożliwiająca integrację Fax Server z pozostałymi aplikacjami pracującym w organizacji. Dzięki temu możliwe jest np. automatyczne wysyłanie dokumentów bez konieczności jakiejkolwiek obsługi.
Licencje dla wielo-liniowych Fax Server-ów analogowych oraz ISDN (BRI i PRI) może być rozszerzona o kolejne kanały (o ile istnieją możliwości sprzętowe). Aktualizacja licencji realizowana jest drogą programową, nie wymaga więc ingerencji w urządzenie, ani jego wyłączenia z użytkowania.
Cennik – serwery faksowe Vidicode Fax Server
