Opis
“Auto Attendant” Automatyczne powitanie to jedna z podstawowych funkcji współczesnego systemu telekomunikacyjnego. Osoba dzwoniąca jest witana zaprogramowanym komunikatem, a następnie przedstawiane są jej dalsze możliwości połączenia, takie jak np. działy, z którymi może się połączyć, czy też język w jakim chciałaby wysłuchiwać dalszych komunikatów. Taki automatyczny system ma przede wszystkim odciążyć pracowników od rutynowych czynności jaką jest np. przełączanie do właściwego działu.
Kolejkowanie połączeń Nawet jeśli wykorzystujemy system automatycznych komunikatów może zdarzyć się, że w firmie zabraknie właściwej osoby aby odebrać połączenie. Kolejkowanie połączeń pozwala balansować obciążeniem pomiędzy wszystkimi przeznaczonymi do tego celu pracownikami. Bez kolejkowania połączeń telefoniczna obsługa interesanta nigdy nie będzie efektywna. Jeżeli po jakimś czasie połączenie nie zostanie odebrane, klient zrezygnuje. Z drugiej strony zatrudnianie takiej liczby osób, aby natychmiast odpowiedzieć na każde połączenie jest zbyt kosztowne. Kolejkowanie połączeń daje możliwość przekazania dzwoniącemu jasnego komunikatu o postępie połączenia. Jednocześnie jest to wystarczające rozwiązanie, aby nie zrazić klienta.
Oczywiście w trakcie czekania w kolejce istnieje możliwość odtworzenia klientowi utworów muzycznych, które urozmaicą jego cenny czas. Odtwarzane treści mogą być programowane indywidualnie, dzięki czemu muzykę, czy też komunikaty można dostosować do konkretnych zdarzeń.
Bardzo ciężko jest zaplanować optymalny harmonogram pracy infolinii czy też call center bez odpowiednich informacji na temat połączeń przychodzących.
Voice Server firmy Vidicode oferuje szeroki wachlarz statystyk z różnych zakresów czasowych. Ponieważ
Voice Server wyposażony jest w dysk twardy, możliwości gromadzenia danych są praktycznie nieograniczone. Opcjonalne oprogramowanie umożliwia tworzenie wykresów, które w łatwy sposób obrazują przebieg zdarzeń. W ten sposób udaje się wychwycić problemy jakie zachodzą podczas telefonicznej obsługi klienta (Wystarczy sobie wyobrazić, że tracimy klientów ponieważ nie mamy świadomości, iż nie jesteśmy w stanie ich obsłużyć).
Vidicode Voice Server - statystyki połączeń
Dobry system poczty głosowej to kolejny istotny element obsługi połączeń przychodzących. W przypadku, kiedy dany pracownik właśnie rozmawia albo jest poza biurem włącza się jego poczta głosowa, a zarejestrowane wiadomości są natychmiast przesyłane na skrzynkę e-mail pracownika. Mając wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie, możemy powiedzieć, że to najlepszy sposób wykorzystania poczty głosowej.
Pomijając przesyłanie wiadomości na pocztę mogą być one oczywiście odsłuchane w bardziej tradycyjny sposób. Funkcja nazywana CLID Auto-login umożliwia natychmiastowy odsłuch własnych wiadomości bez konieczności logowania. Voice Server rozpoznaje numer telefonu komórkowego pracownika i automatycznie loguje go do systemu oszczędzając czas I pieniądze.
Wbudowany harmonogram Zazwyczaj po godzinach pracy sposób obsługi połączeń przychodzących znacząco się zmienia. Tak samo np. w czasie świąt czy też wakacji może on wyglądać inaczej. Voice Server wykorzystuje wbudowany harmonogram bazujący na dacie, czasie i procesach do nich przypisanych. Powitania oraz system automatycznej obsługi klienta mogą być zróżnicowane w zależności od daty i czasu.
Instalacja i konfiguracja Voice Server to dedykowane urządzenie wspomagające telefoniczną obsługę klienta. Ponieważ nie jest ono oparte na standardowym komputerze PC, nie zawiera żadnego zbędnego oprogramowania, które mogłoby obciążać system. Gwarantuje to wysoką niezawodność.
Instalacja urządzenia jest prosta, ponieważ Voice Server działa niezależnie od centrali. Voice Server funkcjonuje pomiędzy siecią telefoniczną a centralą i działa niezależnie od niej, dzięki czemu instalacja urządzenia jest prosta.
Voice Server jest przeznaczony do wykonywania tylko jasno określonych zadań. W związku z tym wykorzystywane są jasne procedury dodawania komunikatów głosowych, tworzenia menu czy też konfiguracji poczty głosowej. Nic, co mogłoby sprawiać problemy osobie z predyspozycjami technicznymi.
Konfigurację można przeprowadzić także za pomocą komputera. Każdy
Voice Server posiada interfejs Ethernet dzięki czemu jest on dostępny praktycznie z każdego komputera podłączonego do tej samej sieci LAN. Komunikaty głosowe mogą być nagrane na komputerze a stamtąd przesłane wprost do
Voice Server. Oczywiście dostęp do
Voice Server jest odpowiednio zabezpieczony.
Voice Server oparty jest na tej samej platformie co seria Vidicode Silver Line Call Recorders. Daje to kolejną możliwość - nagrywania części lub nawet wszystkich rozmów (jeżeli istnieje taka potrzeba). Więcej informacji na ten temat można uzyskać na stronach produktów
Vidicode Call Recorder ISDN II albo
Vidicode Call Recorder PRI.
Dostępne wersje
Dostępne są cztery wersje
Voice Server na:
- 2 linie ISDN BRI (obsługa 4 linii),
- 4 linie ISDN BRI (obsługa 8 linii),
- 1 linię ISDN PRI (obsługa 16 linii),
- 1 linię ISDN PRI (obsługa 30 linii)
Dzięki swej skalowalności urządzenie może być dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta. Inną opcją, która jest dostępna to rodzaj obudowy, w której dostarczany jest Voice Server. Dostępne są obudowy ABS oraz RACK 19”.
