Faks serwer: możliwości | przykładowy schemat | opis | wysyłanie faksów poprzez e-mail | dystrybucja faksów | potwierdzenie autentyczności faksów | kontrola dystrybucji faksów | praca w sieci | rejestracja tradycyjnych faksów |  archiwizacja na CD | dostępne wersje | dodatkowe funkcje w wersji ISDN oraz PRI | wersje obudowy | licencjonowanie | do pobrania | instrukcja użytkownika w języku polskim

Rozwiązanie faksowe firmy Vidicode
Korespondencja faksowa to kluczowy element w funkcjonowaniu każdej organizacji. Faks ma wiele istotnych zalet jakich nie gwarantuje e - mail. Dokumenty w postaci faksowej są powszechnie tolerowane, ponadto taka forma potwierdzania uzgodnień uważana jest za bezpieczną. Większość transakcji czy też kontraktów potwierdzana jest właśnie w ten sposób.

Funkcje Fax Server
W obecnych czasach wykorzystywanie tradycyjnych faksów staje się niepraktyczne w organizacjach, które zatrudniają więcej niż kilka osób. Nie sposób kontrolować stosu dokumentów odbieranych i wysyłanych za pomocą tradycyjnego faksu. Ponadto wysyłanie i odbieranie w taki sposób jest bardzo czasochłonne. Fax Server firmy Vidicode to kompleksowe, samodzielne rozwiązanie adaptujące się do aktualnie obowiązujących trendów w komunikacji. Fax Server stanowi spoiwo pomiędzy komputerami, sieciami komputerowymi, wiadomościami e-mail a korespondencją faksów.

Możliwości

Opis

Jak działa Fax Server
Fax Server działa jak drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows. Z dowolnej aplikacji wystarczy wybrać polecenie drukuj, następnie z listy dostępnych drukarkę Fax Server, a potem wpisać numer faksu odbiorcy.

Poza wysyłaniem i odbieraniem faksów Fax Server ma dwie dodatkowe funkcje. Pierwszą można porównać do kompletnego systemu telekomunikacyjnego firmy: Fax Server dba o wewnętrzną dystrybucję odbieranych i wysyłanych faksów.  Pozwala to każdemu w firmie na wysyłanie i odbieranie faksów wprost z jego stanowiska pracy,  co odbywa się m. in. poprzez integracje z pocztą e - mail. Drugą z dodatkowych funkcji jest archiwizacja dokumentów. Fax Server tworzy bazę wszystkich wysłanych lub odebranych faksów. Daje to możliwość monitorowania ruchu faksów z jednego miejsca, w bardzo przystępny sposób.


Z każdym faks serwerem firmy Vidicode dostarczane jest oprogramowanie Vidicode FSEmail. Aplikacja zainstalowana na wyznaczonym do tego celu serwerze umożliwia uruchomienie usługi e-mail2fax - czyli wysyłki faksów poprzez dowolny program pocztowy (np. Outlook, Lotus, Opera). Użytkownik pragnący nadać faks wysyła e-mail wraz z załącznikami na odpowiedni adres e-mail (np. wysylka.faksow@firma.com) wpisując w tytule wiadomości numer lub numery faksowe odbiorców.

Dzięki zastosowaniu aplikacji Vidicode FSEmail istnieje możliwość obsługi załączników w wielu różnych formatach (o ile są one do odczytania na serwerze świadczącym usługę). Użytkownicy wysyłający faksy poprzez e-mail są autoryzowani na podstawie adresu nadawcy.

Trzy sposoby dostępu do faksów

Fax Server umożliwia niezawodny i wygodny sposób dostępu do faksów. Istnieje kilka metod dostępu. Wszystkie z nich są w wysoce zautomatyzowane.





Wyjątkowe możliwości Vidicode Fax Server
Niektóre z niżej wymienionych funkcji mogą się wydawać mocno techniczne. Mimo wszystko warto o nich wspomnieć, ponieważ doskonale wzbogacają funkcjonalność.


Dowód autentyczności odebranych faksów
Nagłówek faksu nie jest dowodem autentyczności dokumentu. Może być zmieniony przez kogokolwiek posiadającego dostęp do urządzenia. Dopiero sprzętowa identyfikacja numeru połączenia przychodzącego, którą realizuje Fax Server, jest uznawanym dowodem autentyczności faksu. Ta funkcja jest dostępna na wszystkich liniach cyfrowych (ISDN), a w przypadku linii analogowych bardzo często musi być aktywowana u operatora. Dla użytkowników Fax Server ma to ogromne znaczenie. Każdy taki numer (jeżeli jest dostępny) jest automatycznie zapisywany do bazy wraz z odebranym faksem.


Optymalna kontrola dystrybucji faksów
Fax Server został zaprojektowany tak, aby zoptymalizować dystrybucję faksów przychodzących. Zarządzanie dystrybucją odbywa się np. na podstawie listy użytkowników zawierającej dodatkowo ich indywidualne numery faksów a także adresy e-mail, na które faksy mają być przesyłane. Baza danych Fax Server udostępnia informacje o tym, na jaki adres e-mail został przekazany każdy z faksów. Dystrybucja odbywa się co prawda bezobsługowo ale użytkownik posiadający stosowne uprawnienia może w każdej chwili przejrzeć bazę faksów, sprawdzić kto odebrał konkretne dokumenty. Taki dostęp, mimo pełnej automatyzacji dystrybucji, pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad procesem obiegu dokumentów.


Współpraca z siecią i Internetem
Fax Server nie jest komputerem, lecz systemem dedykowanym tylko i wyłącznie do faksowania. W sieci pracuje on jak klasyczny serwer FTP. Komunikacja z serwerem pocztowym odbywa się za pomocą powszechnie wykorzystywanego protokołu SMTP. Dzięki temu nie ma problemów w implementacji tego rozwiązania w istniejącym środowisku sieciowym. Instalacja jest stosunkowo prosta i nie powinna sprawiać problemów.



Opcjonalna rejestracja faksów wysyłanych w sposób tradycyjny*
Unikatową cechą Fax Server firmy Vidicode jest możliwość nagrywania transmisji faksowej wysyłanej za pomocą tradycyjnych urządzeń faksowych. Nagrane w ten sposób faksy mogą być w dowolnej chwili wizualizowane na komputerze a następnie wydrukowane. Taka funkcjonalność jest bardzo przydatna w przypadku, gdy konieczne staje się wysyłanie korespondencji odręcznej czy też ręcznie wypełnianych formularzy. Transmisja ta jest automatycznie nagrywana i dodawana do archiwum Fax Server.



Opcjonalna archiwizacja na płytach CD
Ze względu na strategiczne znaczenie dokumentów faksowych konieczna może się okazać ich archiwizacja. Fax Server może być wyposażony w opcjonalną nagrywarkę CD. Faksy są automatycznie archiwizowane na CD, który średnio jest w stanie zachować średnio 17 500 stron faksowych. W przypadku zapełnienia CD Fax Server automatycznie powiadomi administratora o konieczności wymiany nośnika. Alternatywnie, możliwa jest ręczna archiwizacja faksów przy wykorzystaniu standardowego oprogramowania Fax Server Access System komunikującego się z Fax Server za pomocą sieci komputerowej.

Dostępne wersje

Istnieje klika wersji Fax Server produkowanych przez Vidicode:

• Vidicode Fax Server Uno - wersja z ograniczeniami dla jednej linii analogowej, 
• Vidicode Fax Server IP – dla jednej linii analogowej,
• Vidicode Fax Server Quarto - do 4 linii analogowych,
• Vidicode Fax Server Octo - do 8 linii analogowych,
• Vidicode Fax Server ISDN -  do 4 łączy ISDN BRI (do 8 linii),
• Vidicode Fax Server PRI - dla traktu ISDN PRI (do 30 linii).

Unikatowe cechy Fax Server ISDN oraz PRI

Główna zaleta to brak złożonej instalacji I konfiguracji systemu telekomunikacyjnego. Nie jest konieczne kupowanie kart rozszerzeń centrali czy też dodatkowych linii telefonicznych. Nie jest wymagane wsparcie wysoce wykwalifikowanego specjalisty. Fax Server jest wpinany pomiędzy zewnętrzną sieć telekomunikacyjną a centralę. Nie ma to znaczenia dla obecnie wykorzystywanych urządzeń. Fax Server jest przez nie niezauważalny. W Fax Server można w prosty sposób określić numery DDI, które mają być numerami faksów. Możliwości łącza są wtedy współdzielone pomiędzy Fax Server a centralę klienta.

Zalety takiego rozwiązania są znaczące. Ponieważ Fax Server jest podłączony bezpośrednio do zewnętrznej sieci telekomunikacyjnej, żadne informacje nie są pomijane. Dostępna jest identyfikacja Caller ID, ponadto jakość transmisji na łączach ISDN jest optymalna.

Fax Server Uno - wersja z ograniczeniami

Fax Server Uno to atrakcyjny cenowo, ograniczony funkcjonalnie, model serwera faksowego na jedną linię analogową. W odróżnieniu od pozostałych wersji pozwala na:

• zdefiniowanie maksymalnie 10 kont użytkowników,
• automatyczny wydruk na maksymalnie 1 drukarce sieciowej,
• przechowywanie maksymalnie do 500.000 stron dokumentów faksowych.

Dwie wersje obudowy

Fax Server w wersjach dla linii ISDN BRI oraz ISDN PRI jest dostępny w dwóch różnych obudowach. Standardowo dostępna jest obudowa 'ABS housing'. Opcjonalnie można zamówić faks serwer w obudowie RACK 19” do instalacji z pozostałą infrastrukturą telekomunikacyjną. Obywa modele są identyczne funkcjonalnie.

Bez ograniczeń licencyjnych

Fax Server (za wyjątkiem wersji Uno) dostarczany jest wraz z oprogramowaniem bez ograniczeń licencyjnych. Oprogramowanie współpracuje z systemem operacyjnym Microsoft Windows, a pakiet zawiera aplikacje SendFax (sterownik drukarki faksu) współpracującą z książką adresową MS Outlook i zawierającą edytor stron tytułowych. Ponadto dostarczana jest aplikacja Fax Server Access System. Dla Fax Server nie ma znaczenia ilość korzystających z urządzenia użytkowników. W produktach firmy Vidicode licencjonowane są tylko kanały – w tym przypadku ilość linii faksowych jakie może wykorzystywać Fax Server. Dla administratorów systemu dostarczana jest aplikacja Fax Server Setup. Dodatkowo dostępna jest dokumentacja umożliwiająca integracje Fax Server z pozostałymi  aplikacjami pracującym w organizacji. Dzięki temu możliwe jest np. automatyczne wysyłanie dokumentów bez konieczności jakiejkolwiek obsługi.

Licencja Fax Server (za wyjątkiem wersji IP) może być rozszerzona o kolejne kanały (o ile istnieją możliwości sprzętowe). Aktualizacja licencji realizowana jest przez kartę IC. Po włożeniu karty do czytnika wbudowanego w Fax Server licencja jest powiększana o zamówione kanały.

* Rozpoznawanie faksów ograniczone jest do standardowej transmisji G3 i nie może być zagwarantowane w każdym przypadku

Do pobrania

1. Broszura Fax Server IP/ISDN/PRI (370 KB, PDF, wersja angielska)